26-08-2009 - De drukste dagen
Door Frank van Suchtelen
Voor mij zijn de eerste twee dagen van Plantarium achter de rug. Twee dagen? Plantarium ging toch woensdag pas open? De dinsdag is voor de PR en persvoorlichting van Plantarium misschien wel de drukste dag. Ik zal proberen u een overzicht te geven van deze dagen.
Dinsdag begint het al met het inrichten van de Perskamer in de ontvangsthal van het Plantariumgebouw. Onze gastvrouw Maxine en projectcoördinator Carla houden zich hier mee bezig. De tafels voor de persdocumentatie van Plantarium zelf en de deelnemers die er gebruik van maken, moeten klaargezet, net als onze laptops klaargezet. Na een tijdje wanhopig zoeken naar de juiste internetaansluitiing, persberichten uitgedraaid.
Niet te lezen
Ondertussen houden mijn collega Winnifred en ik ons bezig met het bijwerken van het nieuwighedenoverzicht met de laatste inzendingen. Sommige zijn echt niet te lezen, want ze zijn ingevuld met viltstift en al doorgefaxt. Dus maar even bellen naar bedrijven en met Ronald Houtman om ook de laatste gegevens rond te krijgen.
De eerste journalisten arriveren al rond het middaguur. Zij zijn van het vooraanstaande Duitse blad Garten Praxis,dat altijd grote reportages aan de nieuwigheden van Plantarium wijdt. In de loop van de middag komen steeds meer journalisten binnen. Zij benutten die middag om zich alvast te oriënteren en in alle rust foto’s te maken.
De rest van de middag wordt ondermeer gevuld met het informeren van de journalisten en alvast beginnen met de persberichten over de prijzen die op Plantarium worden uitgereikt. Dat is altijd last minute-werk, maar gelukkig komt Ronald Houtman ons al vroeg verblijden met de uitslag van de Nieuwighedenkeuring.
Chelona ‘Pink Turtle‘
Om half vijf vergadert de internationale Persjury over de toekenning van de Persprijs van dit jaar. Er wordt gediscussieerd over de planten en concepten. Waarom ontbreekt nu bijvoorbeeld bij zo’n goed concept de benodigde consumenteninformatie in de vorm van een label? Bij het tellen van de stemmen tekent zich al vrij snel de voorkeur voor Chelona ‘Pink Turtle‘ af.
We hebben journalisten binnen uit Duitsland, Denemarken, Engeland, Finland, Italië Hongarije, Polen, Rusland en Tsjechië. Na de verkiezing van de Persprijs wordt meteen het persbericht gemaakt. Nu is het wachten nog op de uitslagen van de standkeuringen, die we pas tegen acht uur ontvangen. Het persbericht moet geschreven, maar ook de opening gaat beginnen.
Winnifred haast zich naar de opening om daar op te tekenen wat voor verstandigs daar door de sprekers wordt gezegd. Ik ga verder met de persinformatie en de tekst voor het gedrukte dagbericht dat woensdagochtend voor 9 uur op de beurs moet zijn. Dat wordt nog een klus voor de ontwerper en drukker die deze avond en nacht paraat staan. Ik verdeel de komende anderhalf uur mijn tijd tussen de pc en de opening.
Om drie uur het bed in
Gedurende de avond worden de teksten geschreven voor het grote dagbericht in krantenvorm. Om één uur zit ik bij de ontwerper om de laatste details van de vormgeving door te spreken en de proeven te lezen. Om drie uur het bed in en dan met wat kleine oogjes weer tijdig op om voor 9 uur op Plantarium te zijn. De krant wordt tijdig bezorgd en Proba zorgt dat alle standhouders deze dagberichtkrant snel op hun stand krijgen en dat ze ook op de leestafels liggen. Ook dat is dus weer afgerond.
De woensdag wordt doorgebracht met contacten met de vele aanwezige binnen- en buitenlandse journalisten en het verzorgen van persinformatie. Carla bemoeit zich met de organisatie van het speed-daten, waarvoor behoorlijk belangstelling bestaat bij een aantal bedrijven en journalisten. Ik denk dat daar voor de bedrijven nog veel meer uit te halen is. Op het gebied van informatieverstrekking aan de buitenlandse pers is voor de deelnemers echt nog een wereld te winnen.
Winnifred houdt zich bezig met het samenstellen van een folder over de beste nieuwigheden die donderdagochtend vroeg weer gedrukt en al op de beurs moet liggen. Het is een productie samen met het vakblad De Boomkwekerij, dat de mooie foto’s van de zes gouden medaillewinnaars levert. Tegen het eind van de middag is de vormgeving goedgekeurd en kan het door naar de drukker.
Goed nieuws
We wachten in spanning op het bezoekersaantal van de eerste dag. Goed nieuws: 200 vakbezoekers meer dan vorig jaar. Leuk om het dagbericht mee te openen dat donderdagochtend op elke stand zal liggen.
In de avond nog even contact met de groep Poolse tuincentrumeigenaren die een aantal bedrijven heeft bezocht en donderdagochtend een matchmaking heeft op Planatrium met het boomkwekerijbedrijfsleven. Een drukke dag, maar we hebben lekker gewerkt. Nog drie dagen te gaan en donderdag wordt het in de perskamer zeker weer heel druk. We kijken er met plezier naar uit.
Frank van Suchtelen
Directeur Communicatie adviesbureau All-Round Communications
 |
Reageer |
